LA CARTA

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

Ø  Tratar un solo tema por comunicación

Ø  Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

Ø  Usar tratamiento respetuoso y cortés

Ø  Redactar en primera persona  del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural

Ø  Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo

Ø  Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización

Ø  Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

UTILIZACIÓN DE LA CARTA

De acuerdo con sus objetivos, la carta tiene los siguientes usos:

Ø  Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes

Ø  Regular o aclarar una situación

Ø  Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto

Ø  Dar respuesta a una comunicación recibida

Ø  Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente

Ø  Solicitar detalles sobre un asunto determinado

Ø  Impugnar o corregir una situación

Ø  Confirmar eventos ocurridos o pendientes

Ø  Solicitar o remitir información, documentos u objetos

Ø  Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias

Ø  Felicitar, invitar o convocar

Ø  Hacer llamados de atención, entre otros

CLASES DE CARTAS Y OFICIOS

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:

Ø  Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización.

Ø  Oficiales: Se producen en las oficinas públicas y organizacionales del Estado

Ø  Personales: Se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite usar un lenguaje informal.

ESTILOS DE CARTAS 

BLOQUE EXTREMO

BLOQUE

SEMIBLOQUE CON SANGRIA

EJEMPLO

MEMORANDO

Es una comunicación escrita que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ø  Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

Ø  Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural.

Ø  Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

Ø  Tratar preferiblemente en solo tema por memorando

UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

Ø  Informar sobre un hecho en forma breve

Ø  Expresar necesidades

Ø  Hacer requerimientos

Ø  Regular o aclarar una situación

Ø  Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto

Ø  Dar respuesta a una comunicación recibida

Ø  Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente

Ø  Conocer detalles sobre un aspecto determinado

Ø  Impugnar o corregir una situación

Ø  Confirmar eventos ocurridos o pendientes

Ø  Solicitar o remitir información, documentos u objetos

Ø  Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias

Ø  Hacer llamados de atención, entre otros.

PARTES DEL MEMORANDO

Encabezado

Denominación del documento

De cero a una interlínea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

Código

Se escribe de una a dos interlíneas libres de la palabra memorando.

Fecha

Se escribe a dos interlíneas libres del código.

Encabezamiento

Está conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlíneas libres y seguidas de dos puntos.

Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.

Destinatario y remitente

A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlínea libre se ubica la preposición de, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos y al frente se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.

Para su escritura se utilizan las siguientes opciones:

Ø  Primera opción

Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente: nombre y cargo separados por coma

En este caso se omite al final del texto el nombre digitado del remitente y sólo            aparece su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.

Ø  Segunda opción

Destinatario: denominación o título, nombre y cargo. Este último separado por coma

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.

En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

Ø  Tercera opción

Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente

Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente

En esta opción, la firma del remitente se escribe sobre el nombre digitado al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

Asunto

Esta palabra se escribe en mayúscula sostenida a una interlínea libre de la preposición de remitente.

Texto

Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos.

Despedida

Se recomienda escribirla a una o dos interlíneas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido.

Remitente y firmas responsables

Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.

La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo al estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente.

Líneas especiales

Manejan las mismas características de la carta. 

ESTILOS DE MEMORANDO

BLOQUE EXTREMO

BLOQUE